Cách đóng dấu giáp lai và dấu treo theo quy định mới nhất

Hướng dẫn cách đóng dấu giáp lai và dấu treo theo quy định mới nhất

Khi đăng kí doanh nghiệp, ngoài các thủ tục pháp lý thì cần phải chuẩn bị một bộ con dấu. Đối với con dấu, doanh nghiệp không chỉ cần quan tâm đến việc thiết kế con dấu sao cho đẹp, đặc biệt. Mà còn phải tìm hiểu các thông tin về cách đóng dấu sao cho đúng với quy định pháp luật. Dưới đây, Mạnh Hùng xin gửi tới các bạn thông tin về cách đóng dấu giáp lai và dấu treo theo quy định mới nhất.

1. Khái niệm về đóng dấu giáp lai, dấu treo và cách sử dụng

Khi làm các thủ tục giấy tờ, chắc hẳn nhiều bạn đã quen với từ đóng dấu giáp lai hay dấu treo. Nhưng thế nào là dấu giáp lai, thế nào là dấu treo? Chắc hẳn còn nhiều bạn chưa hiểu rõ về các khái niệm đấy. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu nhé!

1.2. Đóng dấu giáp lai

Dấu giáp lai là con dấu được đóng lên lề của tài liệu có từ 02 tờ trở lên. Thông thường sẽ được đóng lên lề phải của văn bản. Dấu giáp lai được đóng trùm lên một phần các trang của văn bản. Mỗi dấu đóng tối đa 05 trang.

Khi giao kết hợp đồng, các bên tham gia sẽ phải ký và đóng dấu vào cuối hợp đồng. Tuy nhiên, đối với các hợp đồng có từ 02 trang trở lên thì còn cần thêm cả dấu giáp lai. Đối với các hợp đồng có hơn 05 trang thì các bên có thể tùy theo số trang mà đóng số dấu cần thiết. Sau khi đóng dấu phải đảm bảo rằng khi các dấu in ráp lại khớp với thông tin con dấu đã đăng ký trước đó.

Việc đóng dấu giáp lai ở đây nhằm khẳng định tính xác thực của văn bản, hợp đồng. Ngoài ra còn giúp ngăn chặn việc bị giả mạo giấy tờ hoặc thay đổi làm sai lệch nội dung. Vì vậy nên nắm chắc cách đóng dấu giáp lai là rất cần thiết trong mỗi công ty, tổ chức.

1.3. Đóng dấu treo

Dấu treo là con dấu của các cơ quan, công ty đóng lên các văn bản, tài liệu. Thường sẽ được đóng lên trang đầu tiên của văn bản.

Dấu treo thường được đóng tại các vị trí như: tên cơ quan hay tại phần phụ lục đính kèm. Khi đóng dấu treo thường phải trùm lên 1 phần nội dung tên công ty hoặc tên của phụ lục.

Việc đóng dấu treo không khẳng định được giá trị pháp lý của văn bản. Dấu treo chỉ thể hiện văn bản đó là thuộc các văn bản hành chính do công ty ban hành. Ngoài ra, nó cũng giúp xác nhận nội dung tài liệu để tránh bị giả mạo, thay đổi.

2. Quy định về cách đóng dấu giáp lai mà bạn cần biết

2.1. Quy định chung về đóng dấu

Con dấu trong công ty là một vật dụng quan trọng. Vậy nên việc sử dụng nó cũng cần phải tuân theo các quy định của pháp luật. Hiện nay các quy định về cách đóng dấu đều tuân theo điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư. Cụ thể như sau:

  • Khi đóng dấu phải đảm bảo dấu in rõ ràng, sắc nét, ngay ngắn. Đặc biệt là đóng dấu phải đúng theo chiều của văn bản. Màu mực sử dụng phải đúng quy định. Cần chú ý trường hợp nào sử dụng dấu mực đỏ, trường hợp nào sử dụng dấu xanh.
  • Khi đóng dấu lên chữ ký thì con dấu phải được đóng trùm lên 1/3 chữ ký và lệch về bên trái.
  • Đối với các phụ lục kèm theo văn bản chính thì phải đóng dấu lên trang đầu. Dấu thì phải trùm lên 1 phần tên cơ quan.

Người sử dụng con dấu cần chú ý về cách đóng dấu sao cho đúng với quy định pháp luật. Việc đóng dấu cần phải tuân thủ theo các quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý.

2.2. Quy định về cách đóng dấu giáp lai, dấu treo

  • Quy định về cách đóng dấu giáp lai:

Khi đóng dấu giáp lai cho văn bản, tài liệu thì chúng ta phải tuân theo khoản 4 điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Ngoài ra còn căn cứ theo khoản 2 điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011: “Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.”

Theo đó, khi đóng dấu giáp lai thì người đóng dấu cần đảm bảo dấu in trùm lên 1 phần của mỗi tờ giấy. Đối với dấu giáp lai thì mỗi lần đóng dấu được tối đa 05 trang văn bản. Và tất cả các mép phải của trang tài liệu đều phải được đóng dấu.

  • Quy định về cách đóng dấu treo

Cách đóng dấu treo cho văn bản thì được quy định tại khoảng 3 Điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP: “Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo.

Đóng dấu treo để khẳng định văn bản được đóng dấu là một bộ phận của văn bản chính. Ngoài ra dấu treo còn dùng để xác nhận nội dung, tránh việc giả mạo hay thay đổi giấy tờ.

3. Tính chất pháp lý của dấu giáp lai, dấu treo

Hầu hết các văn bản, tài liệu của công ty, doanh nghiệp khi ban hành đều phải được đóng dấu. Trong đó có thể là dấu treo, hoặc dấu giáp lai. Tuy nhiên có nhiều thắc mắc hỏi rằng, tính pháp lý của dấu treo, dấu giáp lai là gì? Hãy cùng chúng tôi theo dõi nhé!

Việc đóng dấu treo hay dấu giáp lai vào văn bản chủ yếu để khẳng định tính chính xác của văn bản. Các công ty đóng dấu của mình lên văn bản để khẳng định văn bản đó do công ty ban hành. Hơn nữa là để tránh được các gian lận, thay đổi, đánh tráo làm sai lệch nội dung của tài liệu. Vậy nên, cần phải chú ý đến cách đóng dấu giáp lai để đảm bảo tính chính xác của văn bản.

Nhìn chung, giá trị pháp lý của văn bản không chỉ phụ thuộc vào con dấu. Việc có dấu treo hay dấu giáp lai chưa thể xác định được tính pháp lý của văn bản đó. Một văn bản có tính pháp lý hay không cần phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác. Ví dụ như chữ ký của lãnh đạo, người có thẩm quyền trong công ty.

Trên đây, chúng tôi đã giới thiệu các thông tin cần thiết về cách đóng dấu giáp lai, dấu treo. Mong rằng có thể giúp ích giải đáp thắc mắc của các bạn. Nếu các bạn đang muốn tìm một địa chỉ khắc dấu uy tín tại Hải Phòng, hãy liên lạc với chúng tôi qua số hotline. Đội ngũ nhân viên Mạnh Hùng luôn sẵn sàng tư vấn các bạn.